高效會議的策劃與實施：3類失誤、4大對策
作者：慶典演出活動會議公司 01-25來源：diantizhuangshi.com會議承載團隊目標之重
會議是一種普遍的社會現象和工作方式，幾乎有組織的地方都會有會議。特別是在職場，會議更是一種從業的狀態。
但是，你知道如何開會嗎？有誰指點你，如何去高效的開會嗎？
我們之所以開會，是因為要想完成某一項具體工作，單憑一個人的知識和經驗不夠，需要結合幾個人的學識和經驗。---- 彼得·德魯克
會議承載著 決策、控制、協調和教育 等不可替代的功能。
好的會議守時高效，匯聚共識，激發熱情，形成動能，不愧為團隊進步的引擎；
差的會議不痛不癢，拖沓冗余，會而不議，議而不決，簡直是相當于慢性殺人。
相信每個人都體驗過會議的種種失誤，讓整體效果大打折扣，甚至產生讓人產生對會議畏而生厭的負效應。這里就針對會議的失誤形式、原因及規避方式進行討論，希望有助于后續會議籌備工作的執行。
會議中的三類失誤（現狀）
一、策劃階段的誤導
對會議召開目標設定一旦出現偏差，導致會議主題、參會人員或會議組織形式的策劃出現問題。這種誤的后果是致命的。在策劃階段，就應該積極溝通報告，決策層確認導向。
這類錯誤，通過后續的任何方式的彌補都無法補償。這是會議策劃（投資）者都要面對的挑戰。
二、會議進程中的疏漏
會議進程失誤極為常見。常見的情形包括且不限于，而且每個人都深受其害：
- 會議開始時間拖延、
- 關鍵人員座次安排不當、無法出席
- 電腦故障、
- 多媒體播放卡頓、
- 音響失真、
- 燈光不當、
- 準備資料不完備、
- 會議記錄缺失
- 會議拖延超時
不夸張的說，能夠完全規避這類問題的會議少之又少。這類問題更多的應該歸咎于責任心差、演練不夠。通過嚴肅的問責和懲罰措施，可以把這類錯誤降到最低。
三、會議善后跟進的缺失
會議現場結束后萬事大吉，抬腿走人，后續的工作無人推進，如：會議記錄、存檔，會議效果跟進分析及反饋。會議經驗凝練總結及后續內容及形式的優化。如果會議后續工作缺失，則無法形成完整的會議。這樣的而會議不但無法落實目標，導致會議效率的降低，更導致會議文化的崩壞。
以上這三類失誤讓我們的會議效果打了折扣。
我們要時刻牢記，會議是一種成本很高的工作形式，特別是現場會議。會議規模越大，耗費的人力成本、時間成本越高。公司的會議時間實際上是用薪酬買單的，因此我們要明確會議的意義，通知正確的人員參加會議，獲得正確思想指導并形成共識，帶回正確的信息并引導正確的行動。
只有這樣，才稱得上是高效的會議。
四項對策，保駕完美會議
這里，將我個人做會議籌備需要考慮的內容用 4 X 4 的方式給大家呈現出來，供大家分享。旨在幫助會議策劃者理清思路，避免疏漏，確保會議的高效和成功。
其中的具體內容比如查檢表記錄模版等，在網上都可以輕松的找到，這里不贅述。根據會議規模大小，設置不同規模的會議管理和會務服務團隊，按照項目管理的方式進行推進。
1. 四大要素：圍繞安排會議的目的，確定會議主題、時間、人數、地點
3. 四大資源：管理人員，會務機構，會議材料，運維資金。
4. 四大管理：內容管理，人員接待，設備管理，會程管理。
5. 四大注意：全程演練，工作清單，完整記錄，應急預案。
四、后記：別緊張，會議就是一場聚會
組織聚會，很多人都樂此不疲。會議，實質上就是一種特殊類型的聚會，沒有必要為了籌備一個會議而產生情緒上的焦慮和壓力。
當然，生活中如果沒有事先做好適當的安排，你不會舉辦聚會。在沒有準備的情況下匆忙開個會也是很冒險的事情。另外一方面，工作的會議也可以像聚會一樣，靈活多樣、推陳出新。只要確保目標導向，會議籌備時也完全可以腦洞大開。
總之，雖然會議的規模、形式、內容和要求各有不同，無論是哪種會議，都需要良好的籌備。會議籌備者不但能夠得到鍛煉，更能展示組織策劃和管理才能。只要注意以上的4 X 4要點，相信您一定能把每一場會議做到極致。
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